Las compañías pueden reforzar sus redes de ordenadores contra ataques de hackers y filtraciones de datos, aunque sus defensas no funcionarán tan bien si los empleados se saltan la seguridad. Sin embargo, las empresas suelen inspirar a menudo, de forma no intencionada, ese comportamiento al limitar la cantidad de correos que sus empleados pueden enviar, recibir y almacenar.

Esto se debe a que los empleados que se enfrentan a límites estrictos sobre el tamaño de sus buzones de correo tienden a buscar formas de superar las restricciones. Por ejemplo, pueden enviar y recibir archivos a través de sus cuentas personales de correo web o por medio de sitios de transferencia de archivos. El uso de Internet de forma pública podría aumentar las probabilidades de que la información fuese robada, y también existen consecuencias más allá de la intrusión en los sistemas: una vez que los datos abandonan el control de una empresa, puede ser más difícil recuperarlos después de un desastre o encontrarlos durante auditorías o juicios.

Los empleados en Pump Solutions Group solían tener límites estrictos en cuanto a la cantidad de correo que podían almacenar dado que el aumento de las bandejas de entrada requería que la empresa comprase, gestionase y mantuviese más servidores de correo. Sin embargo, el gerente de red global del fabricante de bombas, Jeff Rountree, ha estado aligerando la política y podría incluso llegar a ser más generoso. Contrató a una empresa llamada Mimecast para manejar el correo electrónico de forma remota—“en la nube". Eso redujo considerablemente la necesidad de Rountree de administrar servidores de correo electrónico, lo que a su vez redujo la necesidad de que 700 de sus compañeros de trabajo tuvieran que preocuparse por el tamaño de sus bandejas de entrada. A Rountree le gusta la idea porque si los empleados no se enfrentan a restricciones en cuanto a grandes archivos de correo electrónico, "a largo plazo, es mejor para nosotros que lo hagan así y nosotros podamos controlarlo", señala. "Si no dejamos que lo envíen, no lo sabríamos, porque encontrarían alguna otra forma de hacerlo".

Mimecast es una entre un número creciente de opciones para aquellas empresas que quieren reducir los dolores de cabeza de la gestión del correo. Muchas grandes empresas utilizan Google Apps, que también ofrece maneras de que las empresas archiven y mantengan el correo electrónico de los empleados. El coste de estos servicios en la nube es a menudo de unos pocos dólares por cada empleado al mes. Estos servicios no siempre eliminan los límites por completo, pero los límites son generosos: la versión para negocios de Gmail de Google permite que cada empleado tenga 25 gigabytes de correo.

Algunos clientes de Mimecast dan a sus empleados correo electrónico ilimitado. Otros, como Rountree, ponen límites, puesto que Mimecast redirige los mensajes a través de sus servidores de correo locales: los empleados de Pump Solutions Group siguen recibiendo recordatorios para liberar espacio borrando mensajes antiguos. Sin embargo Rountree está estudiando un aumento significativo de los límites, dado que Mimecast puede reducir la carga en los servidores de correo locales al archivar los mensajes antiguos y "marcar" otros e-mails para reducir el tamaño del archivo. "Los usuarios ni siquiera tendrían que preocuparse por ello", asegura.