Los encargados de las nóminas hacen un seguimiento de las horas que los empleados pasan trabajando horas extras o de guardia. El sistema de facturación sabe cuántos pacientes poseen seguro privado y cuántos dependen de programas del gobie o como Medicare y Medicaid, que reembolsan los gastos a ThedaCare pagando cuotas más bajas.
Incluso a partir de estos ejemplos, es posible comenzar a ver cómo sería posible que ThedaCare detectase las tendencias y las manejase de formas más rentables—si los fragmentos de información no se quedasen atrapados en programas y bases de datos aisladas.
Brian Veara, gerente de decisión de recursos de ThedaCare, trabajó para empresas minoristas y de fabricación antes de pasarse a los cuidados de salud hace más de ocho años. Afirma que, cuando nos referimos a la tecnología de la información, la atención médica tiene unos 10 años de retraso en comparación con otras industrias, así que no se sorprendió al ver cuánto tiempo se tardaba en producir informes. Sin embargo, sabía que algo tenía que cambiar.
Una parte importante de la solución fue el software de "inteligencia de negocios". Es un tipo de programa que reúne información de sistemas dispares, construye relaciones entre conjuntos de datos, y permite a los usuarios explorar la información mediante búsquedas y haciendo clic en tablas, cuadros y gráficos.
En junio de 2009, Veara compró un programa de inteligencia de negocios llamado QlikView de Qlik Technologies. La compañía lleva presente desde 1993, pero hasta hace unos cinco años, los ordenadores eran demasiado lentos para que su modelo de software fuera factible o asequible para la mayoría de los clientes. El enfoque "en memoria" de QlikView consiste en almacenar una copia de todos los datos agregados en la memoria local de un ordenador, en lugar de volver a recuperar la información de sistemas dispares según sea necesaria, para que así los clientes puedan trabajar con ella en tiempo real. Entre los otros clientes de QlikTech se encuentran departamentos de bomberos, periódicos, compañías de productos de consumo y proveedores de seguros. Las personas individuales pueden descargar una versión gratuita del software; algunas personas lo conectan a su biblioteca de música iTunes para analizar sus hábitos de escucha.
Antes de QlikView, ThedaCare producía cerca de 9.000 informes en un mes, que iban desde la descripción de la población de pacientes (para uso inte o) a evaluaciones del rendimiento de ThedaCare que el gobie o podía comparar con los promedios estatales y nacionales. Cada vez que Veara quería extraer información para uno de esos informes, necesitaba saber de antemano exactamente lo que buscaba y dónde encontrarlo. Hacer la pregunta equivocada podía devolver información irrelevante o incluso un documento en blanco. Y cada solicitud podía tardar hasta 15 minutos en ser procesada.
Con QlikView, él es capaz de navegar sin saber exactamente lo que tiene la esperanza de encontrar; cuando necesita localizar un hecho particular, no tiene que crear un informe porque la información está disponible al instante. "Ahora podemos ver patrones de información que no podíamos ver antes", afirma. En la actualidad, añade, la pregunta es "¿Cómo utilizo todo esto para proporcionar una atención mejor y más eficaz?"
ThedaCare está intentando dar varias respuestas a esa pregunta. En el departamento de oncología, QlikView ofrece una instantánea de dónde está cada paciente dentro del ciclo de diagnóstico, tratamiento y recuperación. El departamento se centra particularmente en asegurarse de que no hay demoras innecesarias entre los pasos en ese ciclo; QlikView permite identificar los objetivos perdidos inmediatamente y empezar a descubrir las razones del problema.
ThedaCare utiliza QlikView para investigar toda clase de situaciones atípicas. Por ejemplo, la industria de la salud en su conjunto posee pautas que describen cuánto tiempo deben permanecer los pacientes en el hospital después de ciertos procedimientos. Cuando un paciente se queda más tiempo, el hospital puede tener que asumir el coste. QlikView hace que sea más fácil detectar una estancia hospitalaria más larga de lo normal y averiguar cuál fue el problema. ¿Fue el tratamiento en sí la causa? ¿Una enfermera con habilidades diferentes hubiera supuesto una diferencia? ¿Hubo un fallo en el proceso de alta médica
Los costes laborales son el mayor coste de ThedaCare, y suman entre un 50 y un 60 por ciento de los gastos. La empresa utiliza QlikView para predecir, sobre la base de patrones pasados, cuándo será más pesado el volumen de pacientes en algunos departamentos o ubicaciones, para así asignar al personal en consecuencia. Por ejemplo, la apretada agenda de un cirujano un día podría tener implicaciones a través del sistema en los días posteriores. Y los pacientes podrían aglomerarse con regularidad en uno de los departamentos de radiología de ThedaCare durante ciertos días, mientras que otro lugar podría estar vacío. Veara asegura que la compañía no hubiera sido capaz de detectar estos patrones antes, pero que ahora puede mover al personal entre hospitales vecinos en lugar de pagar horas extras en un solo lugar y reducir las horas de los empleados en otro.
Veara se negó a decir cuánto se gastó la compañía en el software, aunque afirma que se amortizó en el primer año. Este año, espera que QlikView ayude a la compañía a reducir los pagos de horas extras en 750.000 dólares. También espera ahorrar unos 400.000 dólares haciendo que los empleados sean más productivos mientras trabajan.