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Desde la contabilidad hasta el diseño, la investigación de mercado y el desarrollo de productos, se requiere una asombrosa variedad de habilidades para gestionar un negocio. Una gran empresa puede contratar expertos para llevar a cabo estas tareas, pero las pequeñas empresas no siempre disponen de este lujo.
Ahí es donde entra la inteligencia artificial. Los modelos actuales de IA realizan un trabajo aceptable en estas tareas. La clave para las pequeñas empresas reside en comprender cuándo la IA es suficientemente eficaz y cuándo no lo es.
Un ámbito en el que una IA "suficientemente buena" ya puede ser de gran valor para los propietarios de pequeñas empresas es en la provisión de habilidades de secretaría y la gestión de asuntos administrativos básicos. Veamos cómo un profesor particular la está utilizando para mejorar su registro de datos y liberar tiempo.
Estudio de caso
Sam Finnegan-Dehn trabaja en recaudación de fondos para una organización benéfica, pero ejerce como profesor particular de matemáticas y filosofía para estudiantes universitarios desde su domicilio en Londres. A través de este negocio a tiempo parcial, puede aprovechar sus títulos en filosofía y compartir su pasión por la materia con sus clientes.
Pero las reuniones con los estudiantes son solo una fracción del trabajo que implica ser un buen tutor. También planifica las clases, busca materiales de lectura actualizados, elabora las tareas, envía las facturas y se mantiene al día con las últimas investigaciones, todo ello sumado a su empleo a tiempo completo. Dadas estas exigencias, Finnegan-Dehn no dispone de tanto tiempo como le gustaría para ampliar su cartera de alumnos de tutoría.
Así que ha recurrido a la IA en busca de ayuda para gestionar los aspectos cotidianos de su negocio. Afirma que la IA ha asumido un papel de secretariado en todos sus cuade os digitales, donde anota recordatorios sobre el progreso de sus clientes y nuevas lecturas para mantenerse al día. Describe el uso de la IA como una especie de segunda memoria que le ayuda a conectar ideas que ha anotado en varios lugares.
Aunque ha experimentado con diferentes herramientas como Claude y ChatGPT, ahora se ha decantado por Notion AI porque se integra mejor con sus notas de tutoría, que se encuentran en las pestañas de sus cuade os dentro de la aplicación Notion. Finnegan-Dehn no utiliza la IA para crear materiales didácticos, pero sí permite que Notion AI grabe las reuniones con sus clientes (previo consentimiento de estos), y luego utiliza sus resúmenes automatizados para perfeccionar su estrategia de enseñanza. Por ejemplo, si de un resumen de la IA observa que parece que una determinada técnica no estaba ayudando a un estudiante, puede cambiar la forma en que aborda el tema la próxima vez.
Más allá de esto, Notion AI también le ayuda con el establecimiento de objetivos, la redacción de apuntes de lecciones, la facturación y la generación y sincronización de publicaciones en redes sociales. Por ejemplo, para el establecimiento de metas, Finnegan-Dehn afirma que entiende sus objetivos a largo plazo para su negocio, pero no siempre los pasos concretos para alcanzarlos. Utiliza la IA para ayudar a rellenar estas lagunas. Comienza anotando un objetivo «estrella polar» —por ejemplo, tener un determinado número de clientes para finales de año. A continuación, pide a su IA que genere los pasos que necesita dar para llegar hasta allí, dado el perfil que ha construido en la aplicación. Después, puede reflexionar sobre los resultados y elegir qué tareas abordar primero.
La herramienta
Notion ha sido un actor destacado en el software de toma de notas durante muchos años. Su complemento de IA, lanzado a finales de 2023, cuenta ahora con herramientas que le permiten interactuar con muchas otras plataformas de productividad en línea. Dispone de un cliente de correo electrónico, integraciones de calendario y un agente de reciente lanzamiento. Y si bien este nivel de acceso ha suscitado preocupaciones sobre la privacidad, también puede convertirse en un asistente virtual bastante potente.
Muchas de las tareas a las que se dirige Notion AI son menos creativas y más rutinarias: sincronizar información entre documentos o buscar entre anotaciones antiguas, por ejemplo. Esto hace que la herramienta sea especialmente atractiva para los propietarios de pequeñas empresas, que disponen de una capacidad limitada, sobre todo para tareas de bajo valor añadido.
Otras empresas están desarrollando herramientas dirigidas a industrias específicas. Por ejemplo, Grandma’s Quilt Shop en Yuma, Arizona, utiliza Rain, que cuenta con una suite de software adaptada a empresas de artesanía, para generar descripciones de inventario y precios para su stock de diseños de tela. Los propietarios afirman que esta herramienta de IA reduce el tiempo necesario para catalogar artículos entre un 60 y un 80%.
No obstante, existen inconvenientes, ya que Finnegan-Dehn describió algunas de las idiosincrasias de Notion AI como "torpes" en ocasiones. Y el complemento de IA para Notion cuesta 20 dólares al mes. Como ocurre con todas las herramientas nuevas, los propietarios de pequeñas empresas deben evaluar cuidadosamente cómo los beneficios potenciales y los quebraderos de cabeza se comparan con el coste de hacer el trabajo ellos mismos.
Consejos para el usuario
Tenga en cuenta estos puntos al considerar si la IA podría ayudarle a gestionar un negocio o facilitar un poco cualquier aspecto de su vida laboral.
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