Las herramientas de colaboración discutidas a lo largo de este mes en la sección Business Impact tienen una cosa en común. De una forma u otra, se enfrentarán al líder del mercado: el software SharePoint de Microsoft, que es utilizado por más de 100 millones de personas en todo el mundo.

El éxito de SharePoint se puede atribuir a varios factores. El primero es que hace muchas cosas: entre otras, permite a los empleados compartir documentos, buscar archivos internos, coordinar tareas y enviar mensajes instantáneos entre ellos a través de un portal central. En segundo lugar, a los clientes les gusta el hecho de que funcione bien con otros productos de Microsoft ampliamente utilizados, como el correo electrónico de Exchange y el paquete de software de Office. En tercer lugar, Microsoft ofrece una versión básica de SharePoint gratuita para las compañías que ejecuten software de Windows en sus servidores.

SharePoint también se puede personalizar—de acuerdo con un estudio de 2010 hecho por la Asociación para la Gestión de la Información y la Imagen, el 28 por ciento de los usuarios de SharePoint añaden aplicaciones de terceros. Cognizant, una empresa de consultoría de TI cuyos 100.000 empleados intercambian información y escriben blogs sobre su trabajo a través de SharePoint, construyó su propia versión de Twitter, llamada Cweet, para que funcionase con la plataforma de Microsoft. El director de información de Cognizant, Sukumar Rajagopal, señala que los empleados que escriben blogs tienen un rendimiento medio mayor y están más comprometidos con la empresa. Todos estos blogs y "cweets" forman parte de la base de datos de conocimientos de la empresa, y pueden buscarse por cualquier persona que necesite información. Rajagopal argumenta que estos instrumentos "se pueden utilizar para construir la colaboración entre las distintas capas de manera mucho más eficaz de lo que actualmente se puede hacer con las técnicas tradicionales de comunicación".

Es difícil imaginar que otro fabricante de software de colaboración pueda replicar todos los servicios de SharePoint. Al contrario, el software de muchas nuevas empresas se ha diseñado para funcionar junto a SharePoint en lugar de reemplazarlo por completo. Sin embargo los competidores todavía poseen una gran oportunidad en el software de colaboración alojado de forma remota, "en la nube". Ofrecer este tipo de servicios podría darles una ventaja importante, porque uno de los principales defectos de SharePoint es que no almacena datos de manera eficiente, según sostiene Mark R. Gilbert, vicepresidente de investigación de Gartner. Eso puede hacer que la experiencia de usuario sea lenta. Una empresa puede verse obligada a realizar importantes trabajos de TI o a comprar servidores y memoria adicionales para asegurarse de que el programa se ejecuta sin problemas.

"Si no se posee un buen departamento de TI, aprovechar al máximo una licencia de servidor de SharePoint puede ser difícil", añade Rob Koplowitz, analista de Forrester Research. Como resultado, explica, "aquellas organizaciones más pequeñas que tienen el lujo de empezar desde cero están recurriendo a la nube". El rival más cercano de Microsoft, IBM, ya ofrece la nube con LotusLive Notes, y tres millones de empresas utilizan las aplicaciones en línea que ofrece Google.

Microsoft reconoce esta amenaza y ha comenzado a ofrecer una versión de SharePoint alojada de forma remota. Royal Dutch Shell tiene previsto empezar a usarla en abril para que sus empleados puedan colaborar en documentos en todo el mundo. A finales de este año, Microsoft lanzará un paquete en línea de productos con una versión de SharePoint incorporada.

"La nube se está acelerando y va a explotar este año", sostiene Jared Spataro, director de gestión de producto para SharePoint en Microsoft. En general, añade, Microsoft no se conforma con su posición en el mercado. "Cien millones de licencias parecen mucho", afirma, "hasta que te das cuenta de que es sólo uno de cada cinco trabajadores de la información en el mundo".