Los últimos programas de software dedicados a hacer seguimiento de empleados son capaces de identificar a la gente así, además de definir toda una gama de características y comportamientos, permitiendo a la dirección, si lo desean, intervenir o reasignar tareas para aumentar la productividad.
El software de Cataphora, con sede en Menlo Park, Califo ia (Estados Unidos), analiza terabytes de datos creados en empresas y organizaciones gube amenales: correos electrónicos, mensajes del messenger, agendas, documentos e incluso historiales de llamadas telefónicas, para crear un perfil digital de la personalidad no solo de los individuos, sino de la organización como un todo.
Por ejemplo, Cataphora analiza el uso de las exclamaciones, el color de las letras, la escritura en mayúsculas, los juramentos hechos con signos de puntuación, cómo se despide la gente en un correo electrónico y el abuso de determinadas palabras como “por favor”.
¿Qué problema hay en usar “por favor”? Si se usa en exceso, implica rogar, lo que puede indicar impotencia y frustración, que se suelen expresar después de que se hayan ignorado otros intentos de comunicación, explica Elizabeth Cha ock, directora general de Cataphora. A las empresas les convendría hacer caso a un empleado frustrado o al menos vigilarlo para asegurarse de que no reacciona. De igual forma, “no te interesa tener alguien que escurre el bulto como gerente o en posiciones directivas. Quieres que esos puestos estén ocupados por gent que recibe la responsabilidad y se hace cargo de ella”.
La herramienta y las representaciones visuales de los datos que la acompañan, se basa en la experiencia de esta empresa proporcionando servicios de análisis y descubrimiento digital para bufetes de abogados que necesitan analizar los datos de la empresa. Cataphora ya comercializa la teconología de seguimiento.
La idea es expandir el concepto de seguimiento digital más allá de los esfuerzos tradicionales, como comprobar si los empleados visitan páginas web po ográficas o están haciendo llamadas personales, para lograr una comprensión más profunda de las características de los empleados y de la salud de la organización, comenta Daryl Nord, profesor de sistemas de gestión de información en la Universidad Estatal de Oklahoma (Estados Unidos). “El software de descubrimiento y seguimiento no solo ve, almacena e informa”, afirma Nord. Sino que es capaz “de detectar anomalías, identificar cambios a lo largo del tiemp o localizar diferentes costumbres de trabajo entre trabajadores que llevan a cabo el mismo trabajo”.
Nord añade “Estos sistemas inteligentes podrán detectar y avisar a la dirección de potenciales actividades ilegales, amenazas a la seguridad y problemas de productividad en cuanto se produzcan. La dirección quizá investigue actividades dudosas en una fase muy temprana y adopte las medidas oportunas”.
nOtra empresa, SpectorSoft de Vero Beach, Florida (Estados Unidos), ofrece software que se puede instalar en todos los aparatos electrónicos de la oficina, desde los puestos de trabajo hasta los teléfonos móviles. Entre otras cosas, puede sacar pantallazos del ordenador de un empleado en varios momentos del día y determinar cuándo se han transferido archivos a un pen drive. La empresa permite que los directivos pongan alertas cuando el comportamiento de un empleado es anormal o si detecta determinadas tendencias, como pasar mucho tiempo en determinadas páginas web.
El software enseña a los empresarios qué porcentaje del tiempo dedican los empleados al correo electrónico o usando determinadas aplicaciones y quién envía la mayor cantidad de adjuntos, entre otros datos. “Muchas empresas usan esta información para tener una base de conocimiento de lo que hace la gente”, afirma Jeani Park, directora senior de estrategia de producto en SpectorSoft. Si algo cambia de repente podría ser una señal de fraude, añade.
Y, en un esfuerzo por mejorar las comunicaciones dentro de la oficina, Lymbix, una startup con sede en Moncton, New Brunswick (Canadá), hace un seguimiento del tono de los correos electrónicos y avisa a quien lo está escribiendo antes de que lo envíe para que no mande un mensaje malhumorado sin ser consciente de ello.
En general, cada vez más empresas tienen políticas claras para los empleados sobre cómo usar la tecnología y un número cada vez mayor está usando software para hacer cumplir estas normas, asegura Nancy Flynn, fundadora y directora ejecutiva del Instituto ePolicy, una empresa consultora de Columbus, Ohio (Estados Unidos). Un informe del instituto revela que en 2009 al 46 por ciento de los empleads encuestados les habían impuesto reglas respecto al uso de las redes sociales, el 82 por ciento de ellos tenían normas regulando el uso personal del correo electrónico de la empresa y el 36 por ciento tenía normas sobre el uso de los sistemas de mensajes proporcionados por la empresa.
“Claramente hay una tendencia creciente del número de empresarios que hacen un seguimiento del uso de Inte et y el correo electrónico”, comenta Flynn, añadiendo que cada vez más empresarios también empiezan a vigilar la actividad de los empleados en blogs, redes sociales y teléfonos móviles”.
Flynn afirma que el enfoque planetado por Cataphora de crear dosieres de personalidades digitales de los empleados aún no está generalizado. Y, por supuesto, los empleados pueden encontrar el concepto un poco inquietante. Pero Cha ock cree que el seguimiento y análisis adecuado puede ayudar a destacar a los buenos trabajadores y proteger a todos de los peligros de un empleado malintencionado o negligente. “El mundo acabará aceptando la idea de que hacer un seguimiento de forma adecuada es lo correcto tanto para los empleados como para los empresarios”, predice.