Pero en muchas ocasiones, la tecnología no estuvo a la altura de las promesas. Hubo clientes muy insatisfechos que llegaron a demandar a sus proveedores de ERP.
Ahora, sin embargo, hay innovaciones que hacen que la tecnología sea más útil y rentable. El software puede alojarse a distancia (en ‘la nube’) y puede utilizarse en los teléfonos móviles. También puede ayudar a los fabricantes a reducir gastos y a hacer que sus operaciones sean más eficientes por mucho menos de lo que costaban los antiguos sistemas ERP.
Por ejemplo, DDB Unlimited, con sede en Oklahoma, invirtió 235.000 dólares en un sistema ERP tradicional en abril de 2010. DDB es un fabricante de estructuras de cerramientos para equipo eléctrico y de comunicaciones, y esperaba recopilar la información de su departamento de contabilidad, su inventario y su producción, en una base de datos unificada para poder tener una visión en tiempo real de sus procesos de fabricación. El sistema resultó ser lento y difícil de navegar, haciendo que los empleados tardaran “el triple de tiempo en hacer su trabajo”, recuerda el fundador y presidente de la empresa, Dusty Maho ey.
Así que en enero pasado, DDB Unlimited se pasó a un ERP alojado a distancia de otro proveedor, Acumatica. De forma resumida, lo que sucede es que DDB Unlimited alquila un sistema ERP basado en Inte et sin tener que comprar servidores que son caros y costosos de mantener. Acumatica se encarga de las actualizaciones y mejoras del software, de los parches y del backup, liberando al departamento de informática de DDB Unlimited para poder centrarse en sus instalaciones. Los empleados pueden usar el sistema para seguir los costes de producción, ver las cuentas pendientes de cobrar, introducir pedidos, repasar el inventario y dar el visto bueno a cheques. El sistema ha permitido a DDB Unlimited reducir su ciclo de procesamiento de pedidos: de dos horas a 45 minutos. Los empleados pueden acceder al sistema desde cualquier ordenador para conseguir información en tiempo real, como por ejemplo el historial de compras de un cliente.
DDB Unlimited tuvo que desembolsar aproximadamente 100.000 dólares para transferir los datos y dar otros pasos necesarios para poner en marcha el sistema ERP en la nube, cuyo mantenimiento cuesta 35.000 dólares al año. Pero Maho ey dice que el traslado supondrá un ahorro de 80.000 dólares anuales en gastos respecto a la época en la que no tenían ERP.
Incluso las empresas más grandes han tenido problemas con anteriores versiones de sistemas ERP. Valga como ejemplo la fallida puesta en marcha del ERP en Hewlett-Packard en 2004. Produjo un atasco en los pedidos por valor de 160 millones de dólares y dio como resultado la cancelación de envíos y ventas malogradas. En 1999 Hershey no pudo hacer entrega de caramelos para Halloween por valor de más de 100 millones de dólares y señaló como culpable a un fallo del ERP y de otros programas de software.
“Hay toda una serie de historias fantásticas sobre la desastrosa puesta en marcha de sistemas que costaron millones de dólares y que incluso llevaron a la bancarrota a empresas que no tenían ni idea de lo que realmente costaría poner en marcha un sistema ERP”, dice Seth Ravin, CEO de Rimini Street, un proveedor de apoyo de software y mantenimiento para sistemas ERP.
Incluso ahora algunas empresas no se dan cuenta de la inherente complejidad de la tecnología ERP. Una solución ERP en la nube, sin embargo, permite a los fabricantes dar el paso sin tener que gastar mucho dinero de entrada. “No es necesario que los fabricantes se gasten millones y millones de dólares en comprar software”, dice Eric Kimberling, presidente de la empresa consultora especializada en sistemas de ERP Panorama Consulting Solutions, con sede en Colorado. “Es como comprar un coche mediante leasing”.
Los móviles también hacen que el ERP resulte más apetecible para los fabricantes. Ahora los trabajadores pueden usar los sistemas para dar el visto bueno a órdenes de compra, hacer seguimiento de envíos y señalar fallos en la cadena producción incluso estando fuera de la fábrica.
Otra mejora de la que se pueden aprovechar los fabricantes es de los ERP de código abierto los cuales, al contrario que en el caso de los sistemas patentados, suelen contener un código base público que permite que los usuarios personalicen el producto según sus necesidades. Las soluciones de código abierto también suelen incluir acceso a una comunidad de desarrolladores específica que ofrecen apoyo y colaboración.
Pero si bien los sistemas ERP móviles y de código abierto son flexibles, no sirven para todos. Equipar a los trabajadores sobre el terreno con los datos del ERP en sus teléfonos inteligentes da lugar a importantes preocupaciones sobre la seguridad. Y a algunas empresas puede costarles aprovechar todas las ventajas del software de código abierto “a menos que tu organización tenga un departamento informático muy sofisticado”, asegura Kimberling.