Cuando SAP, el gran proveedor de software de negocios, necesita completar un proyecto rápidamente, aprovecha su alcance global, junto con varias herramientas de colaboración que hacen más fácil que nunca trabajar conjuntamente para personas en áreas diferentes.

El enfoque se llama "seguir el sol." Como su nombre indica, se trata de una operación que se lleva a cabo a lo largo de todo el día. Al final de la jornada laboral en Alemania, donde SAP tiene sus oficinas centrales, los desarrolladores de software y otros expertos que formen parte del proyecto entregan el trabajo a sus homólogos en California. Ocho horas más tarde, los equipos de California entregan su trabajo a los equipos en Asia. No es una forma ideal de trabajar para toda situación—por ejemplo, cuando SAP está desarrollando una aplicación para su uso en un único mercado. Sin embargo, puede ser útil cuando la empresa dispone de poco tiempo y tiene que desarrollar software que funcione en todo el mundo.

SAP puso en marcha el plan de seguir el sol cuando intentó ayudar a sus clientes a gestionar la triple crisis japonesa del terremoto, el tsunami y el desastre nuclear. Las grandes empresas que utilizan software de SAP personalizado para gestionar sus operaciones necesitaban que SAP desarrollara nuevas aplicaciones rápidamente para ayudarles a lidiar con la pérdida temporal de proveedores clave. Por ejemplo, algunos de los clientes de SAP dependían de las plantas de semiconductores japonesas que producen chips a medida para teléfonos inteligentes y otros dispositivos electrónicos. Cuando estas fábricas cerraron, sus clientes necesitaron volver a configurar sus cadenas de suministro para incluir nuevas rutas de envío desde fábricas alternativas.

Eso implica una cascada de problemas—navegar las leyes de aduanas en puertos diferentes, evitar los puertos con grandes retrasos y la adaptación a otras crisis del mundo, como los enfrentamientos en el Medio Oriente que amenazan los suministros de petróleo y las vías de navegación. Todo esto tiene que tenerse en cuenta cuando SAP modifica su software de cadena de suministro.

Para ello, SAP siguió el sol. los desarrolladores europeos pueden hacer uso de expertos locales, como aquellas personas que conocen los detalles de los puertos europeos. Pueden saber, por ejemplo, que obtener la aprobación de la aduana en un puerto puede tardar 20 días, pero sólo dos en otro, y pueden hacer que el software de cadena de suministro lo tenga en cuenta. Otros expertos podrían disponer de la información más reciente sobre cómo los acontecimientos en Oriente Medio podrían afectar el Canal de Suez, lo que podría obligar a los buques a tomar rutas más largas.

El equipo alemán entrega el proyecto a sus colegas en América del Norte y Asia; los cuales a su vez pueden hacer uso de expertos locales. "El tiempo de respuesta, y disponer de la gente con los conocimientos adecuados, es absolutamente crítico", afirma Oliver Bussman, director de información de SAP. La entrega del trabajo de un país a otro también permite a la empresa probar el producto sobre la marcha, para asegurarse de que funciona bien para la gente de diferentes culturas y contextos.

Seguir el sol se ha convertido en un enfoque cada vez más popular para las grandes empresas, organizaciones internacionales y aquellas más pequeñas que trabajan con ellas, señala Tom Eid, vicepresidente de investigación de Gartner. Una de las diferencias de SAP es que la empresa utiliza su propio software, llamado Streamwork, para gestionar el proceso. Cuando los desarrolladores y las otras personas que trabajan en un proyecto llegan al final de su jornada laboral, pueden ponerse en contacto con sus colegas utilizando este sistema, que les permite celebrar videoconferencias e intercambiar mensajes instantáneos. En ellas se muestran todo el trabajo en curso y asignan tareas específicas a las personas apropiadas.

Streamwork también realiza un seguimiento de las actualizaciones del software en desarrollo, para evitar la confusión que puede resultar cuando varias personas trabajan en un software con un millón de líneas de código, y para que sea posible volver a una etapa anterior si fuera necesario. El software registra las decisiones adoptadas, incluyendo quién las tomó y por qué, para ayudar a un nuevo equipo a ponerse al día sobre lo que ocurrió en el turno anterior.