La rápida expansión de las tecnologías sociales y móviles está creando una fuerza de trabajo ampliamente distribuida. Para adaptarse mejor a aquellos empleados que van a la oficina de forma más esporádica, algunas compañías y empresas de diseño están poniendo a prueba configuraciones radicalmente nuevas -y más eficientes- de oficinas físicas, y apuestan por que las mejoras tecnológicas harán que el experimento tenga más éxito que otros similares en la década de los 90.

Un proyecto en la sede de Cisco Systems en San José, California (EE.UU.), por ejemplo, echa por tierra décadas de convenciones acerca del espacio de oficina. Bajo el nombre de Connected Workplace, sustituye cubículos individuales por grupos abiertos de mesas con ruedas que pertenecen a grupos, no a individuos; las pertenencias personales se guardan principalmente en armarios.

No hay ordenadores en las mesas, ya que los empleados que utilizan el espacio usan tecnologías móviles, incluyendo la tableta Cius, que Cisco recientemente comenzó a vender a empresas. Rick Hutley, vicepresidente de Cisco, elige su mesa según qué colegas estén presentes y lo que esté en la agenda del día. Después conecta su Cius a un puerto en el escritorio que incluye un auricular de teléfono. La tableta atiende las llamadas de voz y vídeo, tanto cuando está acoplada como cuando está en configuración móvil, y puede ser utilizada para compartir documentos en reuniones.

También puede ser conectada a un monitor y un teclado para utilizarse como un PC completo. "Con este dispositivo, se puede ir de un sitio a otro llevando todo nuestro mundo con nosotros", afirma Hutley. "Solía dejar mi portátil en el escritorio, pero nunca dejo la tableta". Si alguien necesita hacer una llamada privada de voz o de vídeo, se puede entrar en una de las habitaciones cercanas al grupo de trabajo.

Los empleados también pueden participar en la red social de la compañía, Quad, que es accesible en Internet o a través del iPhone, el iPad o la tableta Cius. Los usuarios pueden publicar las convocatorias de reunión, dar información actualizada sobre el estado de los proyectos y ponerse en contacto rápidamente a través de mensajes instantáneos, llamadas de voz o por correo electrónico.

La visión de Cisco es un ejemplo de un esfuerzo más amplio por reformar las tecnologías y entornos de oficina. "Estábamos acostumbrados a tener cosas aburridas en el trabajo y una tecnología más interesante en casa", asegura Prith Banerjee, líder de la rama de investigación de Hewlett-Packard. "Hoy día la tecnología de oficina hará uso de las mismas experiencias e interfaces interesantes".

Entre otras cosas, Banerjee predice que las pantallas flexibles en color, parecidas al papel, difuminarán la frontera entre los teléfonos y las tabletas en los próximos años, creando dispositivos móviles incluso mejor equipados para realizar las funciones de oficina de bolsillo.

Estos cambios podrían ahorrar mucho dinero. El proyecto de Cisco, por ejemplo, se puso en marcha después de que un estudio interno encontrase que los cubículos estaban vacantes dos terceras partes del tiempo mientras que las personas se movían por el entorno o trabajaban a distancia. Los cálculos de la compañía sostienen que el edificio usado para el proyecto tiene capacidad para 140 empleados, frente a 88 en los diseños utilizados en un edificio tradicional de Cisco, y que los costes a nivel inmobiliario se reducirían en un 37 por ciento.

A largo plazo, Cisco espera ahorrar también en costes de salud, dado que las personas que se desplazan con mayor frecuencia son menos propensas a sufrir problemas ergonómicos. La compañía tiene la intención de estudiar si esta tecnología actual, mucho más madura, puede vencer la resistencia que ha minado los intentos anteriores por crear oficinas en las que nadie tenga un espacio privado.

Mientras tanto, las empresas de diseño de oficinas están interviniendo con ideas complementarias. Steelcase, por ejemplo, está construyendo instalaciones de oficina que permiten reuniones espontáneas y la colaboración en áreas abiertas. Los puertos de dispositivos móviles se integran en mesas de conferencias o receptáculos semiprivados, y algunos permiten turnarse para proyectar datos en una pantalla común.