Un consultor que trabaja desde casa quiere organizar una reunión en algún lugar con un ambiente profesional. Un vicepresidente de marketing que se encuentra de viaje en el extranjero quiere un lugar de trabajo que no sea el vestíbulo del hotel o un Starbucks. Un ingeniero de software quiere un lugar tranquilo para resolver los problemas de la oficina durante las vacaciones.

Están surgiendo aplicaciones de búsqueda de espacio de trabajo, tales como Desktime, LiquidSpace, Loosecubes y OpenDesks, para ayudar a personas en situaciones como éstas a encontrar buenos lugares donde hacer las cosas. Algunas aplicaciones también ayudan a los propietarios de oficinas a llenar el espacio adicional con personas que han establecido una reputación de fiabilidad.

Por lo general, al servicio se puede acceder ya sea a través de un sitio web o aplicación móvil con el que se hace la reserva y el pago. Estos contienen un catálogo de espacios de oficina temporales: algunos en edificios dedicados al trabajo compartido, cafés que facilitan poder trabajar en ellos, centros de negocios y otros dentro de las oficinas de startups o corporaciones que poseen espacio innecesario. Loosecubes, por ejemplo, ofrece cerca de 1.800 espacios en 52 países.

Las aplicaciones tienen como objetivo aprovechar la tendencia de poseer trabajadores cada vez más móviles. Hoy día no sólo son los freelancers, consultores y trabajadores autónomos los que salen en busca de señales inalámbricas con un ordenador portátil al hombro. El cuarenta por ciento de la fuerza laboral de IBM trabaja fuera de las instalaciones de la empresa. La Administración de Servicios Generales de EE.UU. anunció a finales de julio que renovará su edificio de oficinas en Washington, D.C., para dar cabida a cerca de tres veces más empleados, principalmente mediante la eliminación de espacios privados y estableciendo un sistema por el cual los empleados reservan horario de espacio en escritorios cuando planean venir a la oficina.

Más de 10 millones de personas en Estados Unidos son trabajadores totalmente móviles, sin espacio de oficina permanente fuera de la casa, según las estimaciones de Chris DiFonzo, fundador y director general de OpenDesks. Añadir aquellos que trabajan de forma remota al menos tres veces al mes, pone la cifra por encima de los 40 millones de personas.

Durante un tiempo, muchos de estos trabajadores móviles se estacionaron en cafés, aunque DiFonzo señala que "la era del café se ha terminado". Por un lado, las cafeterías allí han tomado medidas para disuadir a la gente de que se quede durante horas en las mesas. De todos modos, es mejor que los trabajadores encuentren nuevas áreas de trabajo, afirma Anthony Marinos desde Loosecubes. "No sé si a alguien le llegó a gustar alguna vez eso de trabajar en un café", asegura. "¿Qué haces cuando tienes que ir al baño? ¿Recoges todas tus cosas cada vez? ¿Con qué frecuencia tienes que consumir algo?"

Marinos argumenta que el espacio de oficina compartido no sólo es más práctico, sino que también puede proporcionar valiosas oportunidades sociales. Por ejemplo, en lugar de solicitar entrevistas informativas, Marinos propone que los graduados universitarios recientes tal vez podrían pasar unos días trabajando en las oficinas de las empresas que les interesan, donde tendrían la oportunidad de efectuar conexiones sociales naturales con posibles empleadores. Loosecubes abre su oficina a trabajadores móviles, y se ha asociado recientemente con un diseñador gráfico al que encontró de esa manera.

Sin embargo, para atraer a las oficinas, las aplicaciones tienen que ofrecer una variedad de servicios. "Los espacios extra son todavía difíciles de conseguir", afirma DiFonzo, y explica que todavía es necesaria una gran cantidad de educación y divulgación para convencer a la mayoría de las empresas de que compartan su espacio con trabajadores móviles.

Aunque compartir espacio puede reportar dinero extra a una oficina, muchas empresas no están preparadas para los dolores de cabeza provenientes de la gestión de los trabajadores móviles, según Sam Rosen, director de Desktime. Las aplicaciones tienen que ayudar a las empresas a programar sus espacios, pedir a la gente que pague el alquiler y realizar otras tareas vitales.

Mark Gilbreath, director general de LiquidSpace, ha llevado este principio un paso más allá. "Permitir que cualquier tipo de persona utilice el espacio es algo imposible de imaginar para nosotros", asegura. "La creación de algún tipo de mecanismo de confianza es un requisito fundamental".

LiquidSpace está diseñado para crear un conjunto de credenciales (un "pasaporte") para cada usuario. Estos deben solicitar un espacio para obtener una "visa" con la que acceder, o incluso para ver si un lugar está disponible. El sistema también espera a que los usuarios hayan sido aprobados y hayan llegado para revelar información delicada, como por ejemplo los códigos de la puerta de acceso y las contraseñas de Internet.

Por supuesto, las aplicaciones también tienen que responder a las necesidades de quienes van a usarlas. DiFonzo afirma que los usuarios de OpenDesk se dividen en dos grupos: aquellos a los que les gusta planificar y reservar los espacios como lo harían con un hotel, y aquellos que quieren algo en el acto. Él y otras empresas están añadiendo características móviles y sociales para ayudar a los usuarios en ambas situaciones.

La mayoría de los desarrolladores de aplicaciones creen que compartir el espacio de oficina puede ayudar a las empresas a ser más responsables y sostenibles. Para Rosen, "no se trata de un espacio vacío, sino de disponer del espacio que tenemos y usarlo mejor".

Sin embargo, están de acuerdo en que para que esta nueva forma de trabajo gane la aceptación general, tiene que ser cómoda, barata y útil. Gilbreath, de LiquidSpace, indica que las aplicaciones de búsqueda de lugares de trabajo necesitan dar a los usuarios una solución en tiempo real cuando la necesitan: "Estoy en la esquina de Market y la calle Tercera. Tengo que trabajar durante la siguiente hora. ¿Dónde puedo haverlo ahora mismo?".