Al tiempo que herramientas sociales como Facebook y Twitter suben tanto en cifras como en repercusiones culturales, las empresas desean adaptar estas tecnologías de consumidor a las necesidades de seguridad y etiqueta del lugar de trabajo. IBM, en particular, ha experimentado con el uso de software social para promover la colaboración dentro de su propia plantilla de 400.000 empleados. En la actualidad, ha reunido todos los conocimientos resultantes para crear Lotus Connections, la primera suite de software social de empresa en llegar al mercado.

Connections, con tres años de antigüedad, se basa en lo que IBM ha aprendido acerca de la aplicación de las tecnologías de consumo social en el mundo de los negocios, tanto desde su rama de investigación formal como de proyectos informales impulsados por sus empleados.

Suzanne Livingston, principal directora de producto del proyecto, afirma que las características ofrecidas en Connections fueron creadas a partir de las experiencias propias de la empresa. Los componentes de la suite incluyen Perfiles, que permite a los empleados conocer los intereses y la experiencia de otros empleados; Blogs; Wikis, una forma de que los empleados trabajen juntos en almacenes de información; Favoritos, una herramienta de marcadores sociales similar a Delicious; Comunidades, que facilita las conexiones entre los grupos dentro de una organización; Archivos, para compartir archivos; y Actividades, que ayuda a los empleados a organizarse y hacer planes juntos.

IBM comenzó a experimentar con las herramientas sociales en un esfuerzo por ayudar a los empleados a trabajar de forma más eficaz, especialmente si se encontraban geográficamente muy distantes. Livingston señala que muchas otras empresas poseen necesidades similares, aun siendo menos grandes o globales que IBM. "Hay algunas situaciones comunes que surgen independientemente del tamaño", afirma.

Por ejemplo, según Livingston, muchas empresas desean mejorar la colaboración intercultural entre los empleados que viven y trabajan en diferentes regiones. Tal vez quieran encontrar mejores formas de comunicarse con clientes y socios. Quizá quieran facilitar que los empleados encuentren expertos y compartan conocimientos dentro de la organización. También puede ser que deseen preservar la cultura de la empresa durante su crecimiento, o facilitar que los nuevos empleados se aclimaten.

Asegura que IBM ayuda a los clientes a averiguar qué aspectos de Connections funcionan mejor para ellos, cómo se puede utilizar el software, y si está logrando satisfacer las necesidades de su empresa o no.

Durante los dos últimos años, IBM ha estado trabajando con BASF Global, una enorme empresa química con sede en Ludwigshafen, Alemania, para implementar una versión personalizada de Lotus Connections llamada connect.BASF. Cordelia Krooss, responsable de la plataforma de colaboración, afirma que la compañía quería apoyar a las redes informales que surgen dentro de una organización, ayudar a los empleados a compartir conocimientos, y facilitar que la generación más joven, que se siente cómoda con el software social de consumidor, se adapte. "Gran parte de nuestro trabajo se da por Internet a través del correo electrónico, algo que no supone una herramienta ideal de colaboración", afirma. Eso es porque el uso del correo electrónico refuerza la tendencia de las personas a comunicarse sólo con aquellos que ya conocen; no facilita la obtención de comentarios de fuentes inesperadas, incluso si pudieran ser útiles.

BASF inició su programa piloto en 2009 y oficialmente lanzó la plataforma en mayo de 2010. Krooss afirma que el piloto introdujo un contenido que hizo que la plataforma fuera más útil cuando fue lanzada oficialmente, y ayudó a ilustrar el modo en que el software puede ser utilizado.

Menos de un año después del lanzamiento, la compañía está satisfecha con los primeros resultados. Krooss afirma que hay más de 19.000 usuarios registrados—más del 21 por ciento de los usuarios potenciales en la empresa. De éstos, un 45 por ciento se han unido a una comunidad.

BASF ha descubierto que los usuarios de connect.BASF se distribuyen de manera bastante uniforme entre sus regiones, lo que también sugiere que el software está ayudando a lograr el objetivo de fomentar la colaboración entre culturas. En una encuesta a los usuarios que la compañía llevó a cabo, encontró que el 82 por ciento de las personas que habían probado el software aseguraban entender su propósito. De los que la utilizaron un par de veces a la semana, el 70 por ciento opinaba que era útil para el trabajo. De los que la utilizaban diariamente, el 90 por ciento dijo lo mismo.

Krooss afirma que hay otros indicios que hablan de la eficacia del programa. En particular, está satisfecha de que tantos empleados lo utilicen cuando es algo totalmente voluntario. Muchos equipos se han acercado a su oficina pidiendo formación para poder utilizar connect.BASF con mayor eficacia, algo que ella toma como una señal de que ven el valor del software. Hasta ahora, asegura, Connections ha proporcionado a BASF una base social que la empresa puede ampliar y desarrollar.